Mit einem Autoresponder versendet der Mailserver automatische Antworten auf jede eingehende E-Mail.
Hinweis: Wir raten davon ab, Autoresponder für Urlaubs- und Abwesenheitsnotizen zu nutzen. In diesem Fall sind Weiterleitungen die bessere Lösung: So halten Sie die direkte Kommunikation aufrecht und vertrösten Ihre Kunden nicht mit Wartezeiten. Dass entsprechende Mitarbeiter im Urlaub sind, lässt sich anschließend schnell aufklären.
Diese Empfehlung hält einen weiteren Vorteil bereit: Da Autoresponder auch jede eingehende Spam E-Mail beantworten, beeinträchtigen sie die Reputation der Mailserver-IPs negativ. Blacklists wie z. B. SORBS sperren aufgrund dieser Vorgehensweise leider schnell einzelne IPs. Zudem nutzen Anbieter wie T-Online diese Liste zum Schutz der Maileingänge vor Spam.
Möchten Sie trotz dessen eine automatische Antwort einrichten, folgen Sie dieser Anleitung:
Einstellungen für automatische Antworten
1. Wählen Sie im Amazon WorkMail-Web-Client in der Menüleiste Settings (Einstellungen)(Zahnradsymbol) aus.
2. Wählen Sie im Navigationsbereich die Registerkarte Automatic response (Automatische Antwort) aus, um die Einstellungen zu aktualisieren.
3. Drücken Sie die Taste F5, um die neuen Einstellungen zu aktualisieren und zu aktivieren.
Legen Sie auf der Registerkarte Automatic Response (Automatische Antwort) fest, ob Sie sich "im Büro"oder "außer Haus" befinden. Legen Sie die Nachricht fest, die automatisch als Antwort auf eingehende Nachrichten gesendet wird, wenn Sie außer Haus sind. Um zu verhindern, dass ein Benutzer, der Ihnen mehrere E-Mails pro Tag sendet, für jede Nachricht eine Antwort erhält, werden automatische Antworten nur einmal an eine bestimmte E-Mail-Adresse gesendet. Dies verhindert auch eine Überflutung von E-Mails, falls die Person, die Ihnen die E-Mail-Nachricht sendet, auch automatische Antworten aktiviert hat. Wenn Automatic response (Automatische Antwort) aktiviert ist und Sie sich beim Amazon WorkMail-Web-Client anmelden, wird eine Warnung angezeigt, um Sie daran zu erinnern, dass Automatic response (Automatische Antwort) aktiviert ist. Sie werden darin aufgefordert, die Option zu deaktivieren.